Dalam menerapkan sebuah sistem baru tentu ada tantangan dan hambatan yang akan ditemui, umumnya hambatan itu berupa :

1. Teknologi Informasi

Teknologi informasi merpakan bagian dari Organisasi Capital oleh sebab itu, Sistem Knowledge Management yang terintegrasi membutuhkan investasi Teknologi Informasi. Tanpa dukungan TI yang memadai maka Knowledge Management akan bersifat terdistribusi dan tidak berkembang. Teknologi Informasi penting terutama mendukung sistem yang mudah diakses, kecepatan dalam memperoleh informasi, memiliki sistem backup, dan sebagainya.

2.  Sumber daya manusia

Sumber daya manusia dalam hal ini adalah human capital memegang peranan panting dalam keberhasilan suatu sistem Knowledge Management. Karena kolaborasi antara human capital dengan organisasi capital akan menghasilkan customer capital yang sukses. Melalui manusia (human capital) sistem Knowledge Management ini dapat dikelola, dapat bertambah, berkembang, inovatif dan disaring/filter. Sehngga perlu diterapkannya sistem manajemen perubahan yang mendukung sistem Knowledge Management tersebut

3. Top Manajemen

Meski memiliki TI yang canggih, dan SDM yang kreatif dan cerdas tapi tanpa memiliki sistem Knowledge Management. Semua pengetahuan hanya akan berada di otak masing-masing karyawan saja. Untuk dapat terlaksananya Sistem Knowledge Management maka perlu adanya suatu kekuatan yang lebih besar yang didengarkan oleh seluruh karyawan.

Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) merupakan salah satu bidang dalam ilmu komputer yang ditujukan pada pembuatan software dan hardware sehingga dapat berfungsi sebagai sesuatu yang yang dapat berfikir atau bertindak seperti manusia. Beberapa cabang dalam kecerdasan buatan, antara lain sistem pendukung keputusan, jaringan saraf tiruan, robotic, bahasa alami, game, speech, dan lain-lain.

Contoh bidang lain dalam kecerdasan buatan  adalah sistem pakar yang membuat penggunaan secara luas knowlwdge atau pengetahuan dan prosedur inferensi yang khusus untuk penyelesaian masalah manusia tingkat pakar yang dituangkan dalam bentuk program komputerisasi.

Bidang sistem pakar ini merupakan penyelesaian pendekatan yang sangat berhasil untuk permasalahan kecerdasan buatan klasik dari pemograman intelligent (cerdas), namun sistem pakar dapat berfungsi sangat baik hanya dalam batasan domainnya saja seperti bisnis, kedokteran, ilmu pengetahuan, dan teknik.

Dalam pengembangan suatu sistem pakar dua komponen penting yaitu satu, terdapat  knowlwdge atau pengetahuan yang mungkin saja berasal dari seorang ahli, atau pengetahuan dari media seperti majalah, buku, jurnal, dan sebagainya. Kedua mesin inferensi yang ditujukan untuk menggambarkan suatu konklusi atau kesimpulan yang merupakan respon terhadap pengguna.

Sistem pakar disusun oleh dua bagian utama, yaitu lingkungan pengembangan dan lingkungan konsultasi. Lingkungan pengembangan digunakan untuk memasukkan pengetahuan pakar kedalam lingkungan sistem pakar, sedangkan lingkungan konsultasi digunakan pengguna bukan pakar untuk memperoleh pengetahuan pakar.

Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem pakar tersebut terdiri dari antarmuka pemakai, basis pengetahuan : fakta dan aturan, akuisisi pengetahuan, mekanisme inferensi, workplace, fasilitas penjelasan, perbaikan pengetahuan.

Balance scorecard merupakan suatu metode pengukuran kinerja yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan. Balance scorecard terdiri dari 4 perspektif utama yaitu diantaranya adalah :

1. Perspektif Finansial

Ukuran finansial sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran kinerja finansial memberikan petunjuk apakah trategi perusahaan, implementasi, dan pelaksanaannya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba perusahaan.

2. Perspektif Pelanggan

Dalam perspektif pelanggan Balanced scorecard, manajemen perusahaan harus mengidentifikasi pelanggan dan segmen pasar di mana unit bisnis tersebut akan bersaing dan berbagai ukuran kinerja unit bisnis di dalam segmen sasaran. Perspektif ini biasanya terdiri atas beberapa ukuran utama atau ukuran generik keberhasilan perusahaan dari strategi yang dirumuskan dan dilaksanakan dengan baik. Ukuran utama tersebut terdiri atas kepuasan pelanggan, retensi pelanggan, akuisisi pelanggan baru, profitabilitas pelanggan, dan pangsa pasar di segmen sasaran. Selain, perspektif pelanggan seharusnya juga mencakup berbagai ukuran tertentu yang menjelaskan tentang proposisi nilai yang akan diberikan perusahaan kepada pelanggan segmen pasar tertentu merupakan faktor yang penting, yang dapat mempengaruhi keputusan pelanggan untuk berpindah atau tetap loyal kepada pemasoknya.

3. Perspektif Proses Bisnis Internal

Dalam perspektif proses bisnis internal, para eksekutif mengidentifikasi berbagai proses internal penting yang harus dikuasai dengan baik oleh perusahaan. Proses ini memungkinkan unit bisnis untuk

1. memberikan preposisi nilai yang akan menarik perhatian dan mempertahan pelanggan dalam segmen pasar sasaran, dan
2. memenuhi harapan keuntungan financial yang tinggi para pemegang saham.

Ukuran proses bisnis internal berfokus kepada berbagai proses internal yang akan berdampak besar kepada kepuasan pelanggan dan pencapaian tujuan finansial perusahaan.

Perspektif proses bisnis internal mengungkapkan dua perbedaan ukuran kinerja yang mendasar antara pendekatan tradisional dengan pendekatan Balanced Scorecard. Perbedaan yang pertama adalah, bahwa pendekatan tradisional berusaha memantau dan meningkatkan proses bisnis yang ada saat ini. Pendekatan ini mungkin melampaui ukuran kinerja finansial dalam hal pemanfaatan alat ukur yang berdasar kepada mutu dan waktu. Tetapi semua ukuran itu masih berfokus pada peningkatan proses bisnis saat ini. Sedangkan pendekatan scorecard pada umumnya akan mengidentifikasi berbagai proses baru yang harus dikuasai dengan baik oleh perusahaan agar dapat memenuhi berbagai tujuan pelanggan dan finansial.

4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Pembelajaran dan pertumbuhan ini bersumber dari tiga prinsip yaitu  people, system dan organizational procedure. Berkaitan dengan ketiga prinsip tersebut Kaplan (1996 ) menjelaskan perspektif ini sebagai berikut:

1. Kemampuan Pekerja. Dewasa ini pekerjaan rutin dalam proses produksi sudah digantikan oleh mesin-mesin yang serba otomatis. Dengan demikian tenaga kerja buruh kasar yang diperlukan relatif sedikit, sehingga tenaga kerja yang tinggal hanyalah tenaga kerja yang spesialis saja. Semakin sedikitnya tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan menyebabkan perusahaan lebih dapat memberikan akses informasi yang lebih layak kepada pekerjanya untuk lebih meningkatkan effesiensi untuk mencapai tujuan perusahaan. Tolok ukur yang dapat digunakan untuk ini adalah a) tingkat kepuasan pekerja pegawai b) tingkat perputaran tenaga kerja dan c) besarnya pendapatan perusahaan perkaryawan dan yang terakhir adalah nilai tambah dari tiap karyawan.
2. Kemampuan sistem informasi. Dalam kondisi yang sangat kompetitif, sistem informasi yang handal sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan sistem informasi ini sangat ditentukan oleh tingkat ketersediaan informasi, tingkat keakuratan informasi dan jangka waktu yang diperlukan untuk memperoleh informasi tersebut. Hal ini disebabkan betapapun akuratnya suatu informasi yang diterima oleh perusahaan tapi apabila jangka waktunya telah berlalu maka informasi tersebut tidak berguna lagi.
3. Motivasi, Pemberdayaan dan Pensejajaran. Untuk dapat menciptakan motivasi pegawai diperlukan iklim organisasi yang mampu menciptakan motivasi itu sendiri dan mendorong inisiatif karyawan. Keberhasilan aspek ini bisa dilihat dari jumlah saran yang diajukan karyawan, jumlah saran yang diimplementasikan dan tingkat kemampuan karyawan untuk mengetahui visi dan misi yang diemban oleh perusahaan. Kaplan dan Norton  menjelaskan hubungan sebab akibat peningkatan kinerja perusahaan yang dijelaskan dalam 4 perspektif yang ada dalam balanced scorecard. Kinerja keuangan (financial) sebenarnya merupakan hasil dari suatu proses yang berlanjut yang dimulai dengan adanya peningkatan kemampuan sumberdaya, selanjutnya berimplikasi pada kualitas proses yang lebih baik. Kualitas proses yang lebih baik akan berakibat penyerahan produk dan jasa yang berkualitas dan tepat waktu sehingga akan menyebabkan pelanggan loyal dan mereka bersedia membayar lebih besar dan berkelanjutan, yang pada akhirnya akan menaikkan laba perusahaan.

Sampai saat ini, pemanfaatan tenaga secara umum belum menjadi perhatian utama dalam pengembangan dan penerapan komponen teknologi. Sebagai bisnis yang telah berkembang pengaruh ketergantungan pada IT untuk mencapai tujuan perusahaan dan mendorong produktivitas dari perusahaan tersebut merupakan hal yang penting, dimana diketahui bahwa sampai pada saat ini konsumsi energi telah meningkat secara proporsional.

Hal ini telah memperkenalkan satu set baru dalam beban operasional, termasuk biaya energi yang tidak hanya lebih besar, namun juga dapat memastikan ketersediaan tenaga listrik yang cukup untuk mendukung operasional IT pada perusahaan itu sendiri. Dengan meningkatnya biaya energi dan permintaan global untuk sumber daya yang tersedia merupakan suatu masalah yang cukup rumit. Pada saat yang sama, meningkatkan kekhawatiran terhadap krisis iklim global telah menyebabkan tekanan sosial dan pengenalan kepatuhan peraturan yang terfokus pada pengurangan konsumsi energi.

Menanggapi tantangan ini, teknologi baru dan solusi dikembangkan untuk membantu suatu perusahaan dalam mencapai tujuan pemanfaatan sumber daya.
Green IT merupakan solusi produk, layanan dan praktek yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi komputasi sumber daya yang sedemikian rupa untuk mengurangi dampak lingkungan dari pemanfaatan IT itu sendiri. Meskipun sekarang lebih luas dalam ruang lingkupnya, Green IT awalnya didirikan pada prinsip “triple bottom” yang mendefinisikan keberhasilan sebuah perusahaan berdasarkan kinerja ekonomi, lingkungan dan sosial. Filosofi ini diklaim bahwa terdapat jumlah yang terbatas pada sumber daya alam yang tersedia, hal itu dilakukan adalah demi kepentingan masyarakat bisnis secara keseluruhan dan untuk mengurangi ketergantungan mereka pada sumber daya yang terbatas untuk menjamin kelangsungan hidup ekonomi jangka panjang.

Bagi banyak perusahaan, tantangan yang benar dalam mencapai kelanjutan ini terletak pada anggaran luar tahunan kepada Green IT untuk menentukan strategi yang akhirnya akan mengurangi biaya dan menjamin ketersediaan sumber daya untuk jangka panjang.

Peningkatan konsumsi daya telah menciptakan suatu tantangan yang lebih besar bagi banyak perusahaan di daerah di mana perusahaan-perusahaan listrik harus membatasi ketersediaan tempat untuk fasilitas mereka dalam rangka memperluas kapasitas data center untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan ini harus melakukan investasi dalam strategi Green IT untuk mengurangi konsumsi daya yang ada. Sebagai manfaat tambahan, Green IT mempromosikan solusi konsolidasi pusat data yang juga dapat menambah ruang yang tersedia secara fisik, sehingga lebih memungkinkan dalam pertumbuhan IT itu sendiri.

Dalam hal ini Green IT dapat  didefinisikan sebagai studi dan penerapan mulai dari tahap mendesain, memproduksi, dan menggunakan perangkat keras komputer, perangkat lunak , dan system komunikasi secara efesien dan efektif dengan meniadakan atau meminimalkan dampak terhadap lingkungan. Green IT termasuk juga dalam bagaimana penggunaan IT untuk mendukung, membantu, dan mempengaruhi inisiatif yang berhubungan dengan lingkungan dan membantu menciptakan kepedulian terhadap lingkungan.

Menurut Sveiby dan Malhotra ada empat metode dasar untuk mengklasifikasikan model pengukuran modal intellectual yaitu:

Market capitalisation method

Dalam market capitalization method, intellectual capital  dihitung sebagai perbedaan antara  kapitalisasi pasar dari perusahaan dengan pemegang saham
ekuitas. Metode ini berguna untuk menggambarkan
nilai keuangan intellectual capital dan untuk pembandingan interfirm
dalam industri yang sama. Salah satu kelemahan dari metode ini adalah bahwa hal itu tidak memberikan informasi mengenai komponen yang berkontribusi terhadap pembandingan. Eksklusif moneter hanya berfokus untuk menyediakan sebagian
perspektif saja.

Return on assets method (ROA)

Dengan metode return-on-aset (ROA), ROA dihitung dengan membagi laba perusahaan sebelum pajak dengan aset rata-rata yang nyata dan kemudian
membandingkan hasil tersebut dengan rata-rata industri. Perbedaan ini kemudian dikalikan dengan rata-rata aset berwujud pada organisasi untuk menghitung
suatu pendapatan tahunan dari intangible. Model sangat tidak relevan kepada pemerintah dan organisasi sebagai sektor publik, namun hal itu adalah hanya relevansi pembandingan terhadap industri serta hanya untuk menggambarkan
keuangan dari nilai intellectual capital.  Kerugian dari model ini adalah tidak mengandung informasi mengenai komponen yang berkontribusi dalam intellectual capital tersebut.

Direct intellectual capital measurement model

Dengan Direct intellectual capital measurement model maka nilai moneter dari aktiva tak berwujud diperkirakan dengan mengidentifikasi berbagai komponen. Model ini dapat digunakan dalam bersama dengan metode scorecard, yang hanya  terbatas digunakan untuk menilai dan menganalisa secara spesifik aspek-aspek dalam intellectual capital. Model ini mengijinkan untuk penilaian dari komponen-komponen dari intellectual capital serta kombinasi dari penilaian moneter dan non-moneter. Model ini menyediakan sebuah overview komperensif dari semua intellectual capital yang ada dalam organisasi

Scorecard model

Dalam model berbagai komponen scorecard aset tidak berwujud atau intellectual capital diidentifikasi, diindikatorkan dan diindekskan sehingga dihasilkan dan dapat dilaporkan dalam scorecard. Indeks komposit berdasarkan atas sintesis semua komponen dalam intellectual capital tersebut dapat dibuat. Model ini memungkinkan untuk pengukuran lebih dekat dengan masukan, proses, dan hasil sebenarnya sehingga pelaporan dapat dilakukan lebih cepat. Hal ini juga sangat cocok  untuk deteksi dan koreksi terhadap kesalahan dalam menyelaraskan input ,proses, output dan hasilnya. Model scorecard merupakan salah satu model yang paling banyak digunakan dalam Knowledge Management. Model ini juga yang paling berlaku untuk mengukur intellectual capital dari lembaga-lembaga pendidikan tinggi.

1. Apa itu Intellectual Capital

Intellectual Capital digambarkan sebagai nilai ekonomi dari dua kategori aset tidak berwujud suatu perusahaan:

(a)    organisasi (“struktural”) capital;

(b)   Human Capital

Namun Seiring waktu, sebuah konsensus yang luas telah mengembangkan Intellectual Capital yang dapat dicirikan dalam 3 model utama yang terdiri dari modal manusia, modal eksternal dan komponen modal internal dimana:

• Modal manusia mengacu pada keterampilan / kompetensi, pelatihan dan pendidikan, dan pengalaman dan karakteristik nilai tenaga kerja organisasi;
• Modal eksternal terdiri dari hubungan dengan pelanggan dan pemasok, nama merek, merek dagang dan reputasi
• Modal internal mengacu pada pengetahuan yang melekat pada struktur organisasi dan proses, dan termasuk penelitian dan pengembangan, teknologi dan sistem.

2. Pentingnya Intellectual Capital

Ada semakin banyak bukti bahwa driver value creation dalam lingkungan kompetitif yang modern terletak pada Intellectual Capital perusahaan, bukan modal fisik dan keuangan.  Studi yang telah dilakukan secara konsisten menemukan adanya kesenjangan yang signifikan antara nilai buku akuntansi organisasi dan nilai pasar mereka (Cuganesan et al., 2006).  Mengadopsi kerangka kerja formal untuk memfasilitasi pelaporan Intellectual Capital adalah cara bagi perusahaan untuk mengidentifikasi secara eksplisit, audit dan mengelola sumber-sumber tidak berwujud dari value creation serta  komunikasi yang baik secara internal maupun eksternal.

Disini ingin ditekankan tentang pengeksplorisasi KM dari perspektif proses operasional, yaitu dasar input-output proses transformasi. Pada akhir input, kita akan memiliki kombinasi pengetahuan kebutuhan pelanggan dan harapan, sumber pengetahuan dan sumber daya, pengetahuan produk dan jasa yang akan digunakan untuk peningkatan informasi data atau pengetahuan. Proses konversi pengetahuan juga dapat dilihat sebagai salah satu penciptaan pengetahuan, mentransfer dan berbagi, dan prosespengaksesan perbaikan pengetahuan juga. Membina lingkungan pengetahuan yang kondusif untuk pengembangan pengetahuan, penggunaan dan transfer sangat penting dalam proses konversi pengetahuan.Proses ini jelas menunjukkan bahwa Knowledge Management membutuhkan informasi, pengetahuan dan masyarakat sebagai masukan dasar, dan penerapan pengetahuan serta modal intelektual sebagai output yang diinginkan. KM menekankan penciptaan pengetahuan, transfer dan embedding untuk melayani tujuan organisasi yang berbeda.

Definisi dan deskripsi TQM sering tidak jelas. Oleh karena itu mungkin dengan ini memberikan profil singkat mengenai TQM
Konsep TQM meninjau prinsip-prinsip pentingsebagai :

• Pelanggan meliputi pelanggan internal dan eksternal.
• Memenuhi dan melampaui kebutuhan pelanggan merupakan tujuan jelas
• Kepemimpinan TQM berasal dari Top Management dan individu dan komitmen seluruh tim
• Tingkat tertinggi dari integritas, kejujuran dan kepercayaan dan keterbukaan adalah bahan penting TQM
• Rasa saling menghormati, saling percaya dan saling menguntungkan semua pihak adalah faktor penting dalam pengembangan Total  Quality organisasi
• Total Quality menawarkan kesempatan setiap individu untuk berpartisipasi, berkontribusi dan mengembangkan rasa kepemilikan
• TQM melibatkan perbaikan yang berkesinambungan dan terukur di semua tingkat organisasi
• TQM membutuhkan kinerja yang konsisten dan tepat dengan standar tinggi di semua bidang organisasi
• Sebuah Tujuan TQM adalah penggunaan sumber daya yang lebih baik, untuk mencapai efektivitas dan efisiensi

Persamaan

KM

• Perbaikan terus menerus dan belajar dari orang lain
• Menghargai karyawan / modal intelektual
• Orang-orang / pengembangan kompetensi
• Pemberdayaan / keterlibatan
• Teambuilding / kolaborasi
• Mendapatkan pengetahuan tentang pesaing, pelanggan, pemasok dan mitra
• Memfasilitasi / meningkatkan akses terhadap pengetahuan
• Meningkatkan kualitas dan efisiensi pengambilan keputusan

TQM

• Perbaikan terus-menerus dan pengukuran untuk mencapai
• Kepuasan pelanggan
• Menghargai karyawan / modal intelektual
• Karyawan pelatihan / pendidikan / pengembangan
• Pemberdayaan / keterlibatan
• Teambuilding / kolaborasi
• Mendapatkan pelanggan dan pengetahuan pasar
• Pemilihan dan penggunaan informasi dan data
• Membuka saluran komunikasi
• Meningkatkan kualitas dan efisiensi pengambilan keputusan

Perbedaan (Fokus / Strategi)

KM

• Menanamkan pengetahuan staf, pelanggan, produk, proses, jasa
• Mencapai produktivitas yang lebih besar melalui penggunaan pengetahuan
• Menciptakan / menyebarluaskan pengetahuan baru dan embedding dalam teknologi baru dan produk
• Pencarian untuk sumber informasi baru
• Pengetahuan Beradaptasi dengan kebutuhan pasar

TQM

• Penggunaan sumber daya yang lebih baik, untuk mencapai efektivitas dan
  efisiensi
• Berjuang untuk keunggulan melalui pembandingan, dll
• Konsisten dan kinerja yang tepat untuk standar yang tinggi dalam
  semua bidang organisasi
• Kepemimpinan yang efektif dan komitmen seluruh tim
• Fokus Pelanggan
• Fokus Hasil
• Pengukuran kualitas menggunakan data dan alat
• Manajemen oleh fakta dan proses
• Saling menghormati, saling percaya dan saling menguntungkan semua
  stakeholder

Karena E-Learning merupakan bagian dari Manajemen Pengetahuan, maka sistem E-Learning dapat diintegrasikan kedalam sebuah sistem Manajemen Pengetahuan.

Core Pengetahuan dari E-Learning adalah sebagai berikut :

• Buku Elektronik
• Soal – soal Ujian
• Pengalaman Tertulis
• Penilaian Individu
• Progress Report Individu

1.      Permasalahan

Kondisi saat ini adalah E-Learning bukan merupakan bagian dari sistem Manajemen Pengetahuan, untuk membuatnya menjadi bagian dari Manajemen Pengetahuan maka kita perlu mengetahui faktor penghambat dan tantangan yang akan ditemui dimana itu merupakan permasalahan yang akan dibahas disini.

2.      Solusi Permasalahan

Diperlukan strategi untuk mengintegrasikan E-Learning kedalam Manajemen Pengetahuan, dan strategi tersebut antara lain :

• Perencanaan, mempersiapkan rencana yang matang terhadap proyek ini. Diperlukan monitoring dan pengukuran berkelanjutan untuk menjamin strategi yang telah direncanakan diimplementasikan dengan baik.
• People, diperlukan komitmen dan dukungan yang kuat untuk dapat menjalankan proyek ini terutama dari pihak Top Manajemen. Mengingat komitmen sangat mempengaruhi kesuksesan dari sebuah proyek. Selain komitmen kultur dari people juga perlu di kelola dengan mengimplementasikan Change Management.
• Teknologi, memastikan bahwa teknologi yang digunakan sudah mendukung proses integrasi tersebut. Jika belum dan harus dilakukan migrasi teknologi, maka perlu diperhatikan hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan.
• Proses, menjamin dan memastikan bahwa proses dan penerapan dikelola dengan baik dan tidak terjadi bentrok. Proses harus sejalan dan terarah.
• Produk, menentukan output dari produk pengetahuan yang akan dihasilkan. Dalam hal ini menjadikan E-Learning sebagai bagian dari repository dan core knowledge dari sistem Manajemen Pengetahuan.
• Performansi, melakukan review secara berkala untuk menjamin investasi sosial dan finansial organisasi tidak terganggu.

Sehingga pada saat menyusun strategi diatas maka akan muncul hambatan dan permasalahan yang umumnya timbul pada saat proses integrasi tersebut, antara lain :

Berikut adalah beberapa solusi yang dapat digunakan untuk menjawab permasalahan diatas.

3.      Kesimpulan

E-Learning merupakan sistem learning berbasis online dan merupakan bagian dari sebuah Manajemen Pengetahuan sehingga dapat dilakukan Integrasi kedalam sebuah sistem KM yang telah ada.

Proses Integrasi sistem E-Learning kedalam sebuah kesatuan sistem Manajemen Pengetahuan membutuhkan strategi-strategi tertentu sehingga menjamin proses tersebut berjalan dengan baik.

Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam menerapkan Knowledge Management dalam Organisasi :

Langkah 1: Mengidentifikasi Masalah Bisnis

KONSEP KUNCI: Keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan memerlukan identifikasi yang jelas dari masalah bisnis yang harus diselesaikan dan penyelarasan proyek Knowledge Management dengan bisnis secara keseluruhan.

Langkah 2: Mempersiapkan untuk Perubahan

KONSEP KUNCI: Knowledge Management lebih dari sekedar aplikasi teknologi. Ini melibatkan perubahan budaya dalam cara memandang pengetahuan karyawan yang mereka kembangkan. Implementasi Knowledge Management yang sukses juga memerlukan dukungan dari manajemen perusahaan.

Langkah 3: Membuat Team

KONSEP KUNCI: Sebuah tim yang baik dengan pemimpin tim yang kuat dan keahlian “lintas departemen” adalah hal yang penting untuk keberhasilan pelaksanaan Knowledge Management

Langkah 4: Melakukan Audit Pengetahuan

KONSEP KUNCI: Audit pengetahuan mengidentifikasikan sumber-sumber pengetahuan yang diperlukan untuk memecahkan masalah bisnis. Ini mulai mengatur pengetahuan dengan mengembangkan kategori yang mencerminkan bagaimana organisasi Anda beroperasi. Pengetahuan audit itu tidak harus menjadi proyek yang panjang dan kompleks.

Langkah 5: Menentukan Fitur Utama

KONSEP KUNCI: Membuat daftar fitur utama yang diperlukan untuk memastikan bahwa Knowledge Management akan membantu memecahkan masalah utama bisnis sekaligus meningkatkan keseluruhan TI infrastruktur.

Langkah 6: Membangun batas-batas untuk Knowledge Management

KONSEP KUNCI: Penerapan sistem Knowledge Management dengan menggunakan pendekatan bertahap.
Setiap tahap alamat implementasi merupakan sebuah bagian tertentu dari solusi

Knowledge Management, meletakkan landasan untuk tahap berikutnya, memberikan manfaat langsung dan memberikan pengukuran terhadap ROI.

Solusi  yang diberikan adalah adalah:

• Pengaksesan Pengetahuan Silo yang ada untuk mendapatkan ROI langsung dari sumber daya yang ada tersebut
• Penerapan Knowledge Mining untuk akses yang lebih efisien
• Mengotomatisasikan kategori untuk menyetujui pada Knowledge Management
• Mengaktifkan kontribusi end-user untuk mengijinkan peningkatan arus Knowledge
• Memperluas penggunaan metadat dan taxonomi untu kategori knowledge yang efektif
• Mebuat Knowledge Directory

Langkah 7: Linking Knowledge kepada People

Knowledge Directory

Sebuah Knowledge Direktori memungkinkan karyawan untuk menemukan ahli subjek-materi dalam rangka untuk berbagi pengetahuan, wawasan dan pengalaman mereka. Sebuah direktori pengetahuan, tidak seperti database keterampilan sederhana, namun dapat mengambil kesimpulan berdasarkan pengetahuan yang mereka berkontribusi dan bagikan

Content Management

Content manaement memastikan bahwa informasi yang akurat, berguna, dan dikelompokkan sehingga mudah dicari.Banyak upaya di Knowledge Management gagal
karena konten editor tidak diberi waktu untuk melakukan tugas mereka, yang menghasilkan “polusi informasi” dan kebiasaan pengguna yang meninggalkan sistem.

1. Apa Itu Manajemen Pengetahuan?

Pengertian Pengetahuan :

• Kemampuan individu untuk menggunakan kesadaran maupun keahlian atas seluruh tubuhnya guna menyelesaikan berbagai masalah.

• Termasuk keduanya teori dan praktik, semua aturan dan instruksi sehari-hari untuk bertindak.

• Adalah berbasis data dan informasi, tapi tidak seperti ini, selalu terkait dengan manusia.

Pengelompokan Pengetahuan :

• Tak terucap : Pengetahuan berakar pada tindakan, pengalaman, dan keterlibatan dalam konteks tertentu.
• Individual : Dibuat oleh dan inheren dalam individu.
• Deklaratif : Perihal-Sesuatu
• Tugas : Pengetahuan yang berhubungan dengan Tugas
• Eksplisit : Diartikulasikan, pengetahuan umum.
• Sosial : Dibuat oleh dan tindakan kolektif yang melekat dalam suatu kelompok.
• Prosedural : Perihal-Bagaimana
• Kontekstual : Pengetahuan yang berguna bagi suatu organisasi.

2.  Transformasi Pengetahuan

Terdapat lima strategi dalam Manajemen Pengetahuan :

1.Perencanaan

Menentukan Sponsor, Timeline, Entitas yang terlibat, Batasan dan Teknologi IT yang akan digunakan.

2. Sumberdaya Manusia

Menerapkan Change Management untuk menghadapi sistem tersebut.

3. Proses – Proses

Menerapkan Business Process Re-Engineering (BPR) terhadap bisnis proses yang ada guna menunjang sistem KM yang hendak dibangun.

4. Produk

Berupa Sistem yang hendak dibangun.

5. Kinerja

Melakukan analisa dan penilaian Kinerja sebelum dan sesudah diterapkannya sistem terebut.

Dengan memahami kelima strategi tersebut maka suatu organisasi akan mampu membangun sebuah sistem Manajemen Pengetahuan yang tepat bagi organisasinya.

Untuk dapat mewujudkan hal tersebut perlu ditentukan seorang pemimpin yang akan bertanggungjawab atas proses transformasi tersebut. Sistem ini juga harus mendapatkan dukungan penuh dari Top Manajemen dan menempatkan Pengetahuan sebagai Asset Organisasi.

Paradigma pemrosesan-informasi untuk membangun kecerdasan dan mengelola perubahan dalam fungsi bisnis dan proses secara umum terdiri atas tiga fase :

1. Otomasi: meningkatkan efisiensi operasional;
2. Rasionalisasi seluruh prosedur: streamlining prosedur-prosedur dan mengeliminasi hambatan yang timbul sebagai bagian dari untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3. Re-Engineering: secara radikal mendesain ulang bisnis proses yang bergantung pada Teknologi Informasi secara intensif meredesain alur dan kerja seluruh proses.

4.Membangun Komunitas Pengetahuan yang Strategis

Manajemen Pengetahuan  herus memiliki empat aturan berikut :

1. Pengetahuan harus trus dibuat dan berkembang

Pengetahuan akan terus betambah dan berkembang dengan interfensi manusia.

2. Pengetahuan harus dapat berbagi

Pengetahuan itu harus dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan disesuaikan dengan hak akses terhadap pengetahuan tersebut.

3. Pengetahuan harus dapat ditransfer

Pengetahuan itu harus dibuat semudah mungkin dapat dimengerti oleh semua orang yang membacanya. Sehingga tidak sembarangan pengetahuan dapat disimpan.

4. Pengetahuan harus dapat diterapkan

Pengetahuan yang tersimpan harus dapat diimplementasikan. Jika pengetahuan tersebut tidak dapat diimplementasikan, ibarat pengetahuan itu hanyalah sampah yang perlu difilter dibuang dari sistem.

Sehingga perlu dibangun sebuah komunitas yang secara berkesinambungan akan menjalankan ke-empat aturan tersebut.

Bentuk komunitas tersebut antara lain :

–          Antara Manajemen dan Karyawan

Dimana Manajemen dan Karyawan dapat berinteraksi kedalam sistem KM sehingga segala permasalahan, distribusi kerja, informasi dapat di share, dikembangkan dan dikelola dengan baik.

–          Antara Marketing, Customer Service dan Pelanggan/Nasabah

Sistem KM ini membantu Marketing memahami perilaku Pelanggan dan mendapatkan informasi perilaku pelanggan. Marketing mencatat dan memperoleh informasi dari sistem. Pelanggan dapat berinteraksi dengan bagian Customer Service dan turut terlibat dalam memberikan knowledge yang akan menjadikan masukkan bagi Marketing dan Cutomer Service dalam meningkatkan mutu layanannya.

–          Antara Supplier dengan General Affair/Procurement.

Membantu GA memperoleh dan memberi informasi mengenai produk melalui sistem sehingga setiap problem akan dicatat dan dapat digunakan sebagai solusi jika hal yang sama terulang kembali.

–          Dan sebagainya….

Dimana pengetahuan baru dan perubahan yang dihasilkan dalam setiap proses kegiatan sehari-hari dimasukkan kedalam sistem.

5. Mengukur Tingkat Keberhasilan

Untuk mengukur tingkat keberhasilan dari hasil implementasi sistem Manajemen Pengetahuan, dapat digunakan alat yang umum yakni Balance Score Card.  Dimana dari tiap perspektif diberikan indeks dari target yang akan dicapai dari penerapan sistem ini. Dalam satu atau dua tahun akan terlihat dampak yang signifikan terhadap strategis bisnis.

Pemaparan dari empat perspektif yang akan diukur menggunakan Balance Score Card adalah sebagai berikut :

1. Finansial; Mengukur Return yang dihasilkan dengan memberikan Target ROI  bisa dicapai dengan menerapkan sistem KM.
2. Pelanggan; Mengukur tingkat Kepuasan Pelanggan dari kualitas Pelayanan, Waktu Pelayanan, dan sebagainya setelah diimplementasikannya sistem KM.
3. Internal Bisnis; Mengukur efisiensi yang dapat dicapai dengan memebrikan Target tertentu. Sehingga bisa dinilai apakah sistem KM tersebut berdampak signifikan terhadap Internal Bisnis atau tidak.
4. Inovasi dan Pembelajaran; Dengan adanya sistem KM, dapat diukur seberapa banyak Inovasi yang bisa dihasilkan dan seberapa berkembang kemampuan dan pembelajaran yang diberikan terhadap Karyawan.