1. Apa Itu Manajemen Pengetahuan?

Pengertian Pengetahuan :

• Kemampuan individu untuk menggunakan kesadaran maupun keahlian atas seluruh tubuhnya guna menyelesaikan berbagai masalah.

• Termasuk keduanya teori dan praktik, semua aturan dan instruksi sehari-hari untuk bertindak.

• Adalah berbasis data dan informasi, tapi tidak seperti ini, selalu terkait dengan manusia.

Pengelompokan Pengetahuan :

• Tak terucap : Pengetahuan berakar pada tindakan, pengalaman, dan keterlibatan dalam konteks tertentu.
• Individual : Dibuat oleh dan inheren dalam individu.
• Deklaratif : Perihal-Sesuatu
• Tugas : Pengetahuan yang berhubungan dengan Tugas
• Eksplisit : Diartikulasikan, pengetahuan umum.
• Sosial : Dibuat oleh dan tindakan kolektif yang melekat dalam suatu kelompok.
• Prosedural : Perihal-Bagaimana
• Kontekstual : Pengetahuan yang berguna bagi suatu organisasi.

2.  Transformasi Pengetahuan

Terdapat lima strategi dalam Manajemen Pengetahuan :

1.Perencanaan

Menentukan Sponsor, Timeline, Entitas yang terlibat, Batasan dan Teknologi IT yang akan digunakan.

2. Sumberdaya Manusia

Menerapkan Change Management untuk menghadapi sistem tersebut.

3. Proses – Proses

Menerapkan Business Process Re-Engineering (BPR) terhadap bisnis proses yang ada guna menunjang sistem KM yang hendak dibangun.

4. Produk

Berupa Sistem yang hendak dibangun.

5. Kinerja

Melakukan analisa dan penilaian Kinerja sebelum dan sesudah diterapkannya sistem terebut.

Dengan memahami kelima strategi tersebut maka suatu organisasi akan mampu membangun sebuah sistem Manajemen Pengetahuan yang tepat bagi organisasinya.

Untuk dapat mewujudkan hal tersebut perlu ditentukan seorang pemimpin yang akan bertanggungjawab atas proses transformasi tersebut. Sistem ini juga harus mendapatkan dukungan penuh dari Top Manajemen dan menempatkan Pengetahuan sebagai Asset Organisasi.

Paradigma pemrosesan-informasi untuk membangun kecerdasan dan mengelola perubahan dalam fungsi bisnis dan proses secara umum terdiri atas tiga fase :

1. Otomasi: meningkatkan efisiensi operasional;
2. Rasionalisasi seluruh prosedur: streamlining prosedur-prosedur dan mengeliminasi hambatan yang timbul sebagai bagian dari untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3. Re-Engineering: secara radikal mendesain ulang bisnis proses yang bergantung pada Teknologi Informasi secara intensif meredesain alur dan kerja seluruh proses.

4.Membangun Komunitas Pengetahuan yang Strategis

Manajemen Pengetahuan  herus memiliki empat aturan berikut :

1. Pengetahuan harus trus dibuat dan berkembang

Pengetahuan akan terus betambah dan berkembang dengan interfensi manusia.

2. Pengetahuan harus dapat berbagi

Pengetahuan itu harus dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan disesuaikan dengan hak akses terhadap pengetahuan tersebut.

3. Pengetahuan harus dapat ditransfer

Pengetahuan itu harus dibuat semudah mungkin dapat dimengerti oleh semua orang yang membacanya. Sehingga tidak sembarangan pengetahuan dapat disimpan.

4. Pengetahuan harus dapat diterapkan

Pengetahuan yang tersimpan harus dapat diimplementasikan. Jika pengetahuan tersebut tidak dapat diimplementasikan, ibarat pengetahuan itu hanyalah sampah yang perlu difilter dibuang dari sistem.

Sehingga perlu dibangun sebuah komunitas yang secara berkesinambungan akan menjalankan ke-empat aturan tersebut.

Bentuk komunitas tersebut antara lain :

–          Antara Manajemen dan Karyawan

Dimana Manajemen dan Karyawan dapat berinteraksi kedalam sistem KM sehingga segala permasalahan, distribusi kerja, informasi dapat di share, dikembangkan dan dikelola dengan baik.

–          Antara Marketing, Customer Service dan Pelanggan/Nasabah

Sistem KM ini membantu Marketing memahami perilaku Pelanggan dan mendapatkan informasi perilaku pelanggan. Marketing mencatat dan memperoleh informasi dari sistem. Pelanggan dapat berinteraksi dengan bagian Customer Service dan turut terlibat dalam memberikan knowledge yang akan menjadikan masukkan bagi Marketing dan Cutomer Service dalam meningkatkan mutu layanannya.

–          Antara Supplier dengan General Affair/Procurement.

Membantu GA memperoleh dan memberi informasi mengenai produk melalui sistem sehingga setiap problem akan dicatat dan dapat digunakan sebagai solusi jika hal yang sama terulang kembali.

–          Dan sebagainya….

Dimana pengetahuan baru dan perubahan yang dihasilkan dalam setiap proses kegiatan sehari-hari dimasukkan kedalam sistem.

5. Mengukur Tingkat Keberhasilan

Untuk mengukur tingkat keberhasilan dari hasil implementasi sistem Manajemen Pengetahuan, dapat digunakan alat yang umum yakni Balance Score Card.  Dimana dari tiap perspektif diberikan indeks dari target yang akan dicapai dari penerapan sistem ini. Dalam satu atau dua tahun akan terlihat dampak yang signifikan terhadap strategis bisnis.

Pemaparan dari empat perspektif yang akan diukur menggunakan Balance Score Card adalah sebagai berikut :

1. Finansial; Mengukur Return yang dihasilkan dengan memberikan Target ROI  bisa dicapai dengan menerapkan sistem KM.
2. Pelanggan; Mengukur tingkat Kepuasan Pelanggan dari kualitas Pelayanan, Waktu Pelayanan, dan sebagainya setelah diimplementasikannya sistem KM.
3. Internal Bisnis; Mengukur efisiensi yang dapat dicapai dengan memebrikan Target tertentu. Sehingga bisa dinilai apakah sistem KM tersebut berdampak signifikan terhadap Internal Bisnis atau tidak.
4. Inovasi dan Pembelajaran; Dengan adanya sistem KM, dapat diukur seberapa banyak Inovasi yang bisa dihasilkan dan seberapa berkembang kemampuan dan pembelajaran yang diberikan terhadap Karyawan.