John Goro

Pada prinsipnya, konsep knowledge management dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Knowledge management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif mengembangkan konsep perpustakaan. Pustakawan juga harus berupaya mengidentifikasi pengetahuan implisit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya. Walaupun hal yang disebutkan terakhir bukan pekerjaan yang mudah, tetapi prakarsa ke arah itu harus ditumbuhkan dan sedapat mungkin diimplementasikan.

Penerapan konsep knowledge management pada perpustakaan harus melalui beberapa tahapan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap sistem perpustakaan yang telah ada. Proses ini akan memberikan pemahaman kepada kita tentang permasalahan mendasar yang terjadi pada perpustakaan. Memang secara umum permasalahan tiap perpustakaan di perguruan tinggi hampir sama (seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumny). Namun dalam beberapa perpustakaan, tidak tertutup kemungkinan ada faktor lain yang mempengaruhinya. Hal inilah yang harus dianalisis secara sistemik.

Langkah kedua yang harus dilakukan adalah identifikasi kebutuhan. Dalam hal ini, sebagian besar konsumen perpustakaan di perguruan tinggi adalah mahasiswa dan dosen. Berarti tujuan perpustakaan adalah menyediakan pengetahuan yang dibutuhkan oleh mereka. Fungsi perpustakaan adalah sebagai penyalur pengetahuan.

Selanjutnya, penerapan konsep knowledge management sangat diperlukan. Konsep ini digunakan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Konsep knowledge management memungkinkan perbaikan sistem perpustakaan sebagai media transfer pengetahuan.

Konsep knowledge management tidak bisa dilepaskan dari konsep sistem informasi (information system). Apakah sistem informasi? Menurut Robert K Leitch dan K Roscoe Davis (Accounting Information System, 1983) :

“Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”

Jadi sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai “sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual dan model manajemen.

Sistem informasi adalah sebuah sistem. Sedangkan penggunaan teknologi informasi adalah sebagai alat (tool). Konsep sistem informasi memiliki korelasi dengan konsep knowledge management. Konsep sistem informasi adalah salah satu pendukung bagi konsep knowledge management. Jika merujuk pada ruang lingkup knowledge management, penggunaan konsep sistem informasi dapat melingkupi beberapa faktor dalam konsep knowledge management, meliputi struktur (structure), teknologi (technology), desain organisasi (organizational design), distribusi (distribution/sharing), storing dan creation.

Bagaimana aplikasi konsep knowledge management dalam sistem perpustakaan? Langkah pertama adalah menterjemahkan konsep knowledge management kedalam sebuah sistem perpustakaan. Merujuk ke ruang lingkup (Finerty, 1997), terdapat berbagai faktor atau kata kunci dalam ruang lingkup knowledge management.

1. Creation

Bagaimana pengetahuan diciptakan. Menurut konsep SECI, terjadi siklus perkembangan pengetahuan secara terus-menerus. Pengetahuan ini makin berkembang dengan adanya transfer dan analisis dari berbagai pihak. Lahirnya para ahli dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan juga memiliki andil dalam mengembangkan pengetahuan.

Bagaimana hubungannya dengan perpustakaan? Perpustakaan adalah media untuk melakukan transfer pengetahuan. Perpustakaan tidak menciptakan pengetahuan. Namun perpustakaan juga memiliki andil dalam proses pemicu berkembangnya pengetahuan. Dengan adanya perpustakaan, pengetahuan dari pengguna perpustakaan akan bertambah. Hal ini akan mendukung proses pengembangan pengetahuan.

Jadi, bila dihubungkan dengan konsep creation, perpustakaan harus mampu menjadi pemicu (trigger) perkembangan pengetahuan, khususnya diperguruan tinggi. Dalam hal ini, pengguna utama perpustakaan adalah mahasiswa dan dosen. Perpustakaan yang berkualitas akan mendukung ke arah berkembangnya penelitian dan pengetahuan.

2. Utilization

Konsep utilization berhubungan dengan utilisasi dari sistem itu sendiri. Dalam hal ini, utilisasi sistem perpustakaan adalah bagaimana tingkat utilitas atau pemakaian dari perpustakaan. Dalam perguruan tinggi, perpustakaan adalah bagian penting. Atau dengan kata lain, perpustakaan adalah sebuah sub-sistem dari sistem perguruan tinggi.

Pengguna (user) perpustakaan adalah dosen dan mahasiswa. Jadi seberapa tinggi tingkat utilitasnya, tergantung seberapa sering pengguna tersebut memanfaatkan fasilitas perpustakaan. Perancangan sistem perpustakaan harus memperhatikan utilitas dari perpustakaan tersebut. Artinya jika perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi menjadi sebuah rujukan dari penggunanya, berarti tingkat utilitasnya tinggi sehingga perpustakaan harus dirancang dengan untuk dapat memenuhi kebutuhan penggunanya. Misalnya, koleksi buku-buku yang lengkap.

3. Stroring

Konsep storing adalah salah satu proses transfer pengetahuan. Korelasi dengan sistem perpustakaan yang akan dibangun adalah bagaimana perpustakaan dapat mengadopsi konsep storing dalam perancangan sistemnya. Dengan adanya konsep storing, pengguna mendapatkan pengetahuan sehingga tingkat pemahamannya akan berkembang.

Perpustakaan yang sesuai dengan keinginan pengguna adalah salah sarana agar pengunjung merasa nyaman berada didalamya. Dalam hal ini perpustakaan harus mampu menyediakan pelayanan yang memuaskan bagi pengunjung, seperti prosedur yang tidak rumit untuk pembuatan kartu anggota dan peminjaman, pelayanan yang cepat, keramahan dari petugas perpustakaan dan fasilitas yang ada dalam perpustakaan.

4. Acquisition

Acquisition berarti kemahiran. Dalam hal ini, transfer pengetahuan yang diberikan oleh perpustakaan harus mampu memberikan nilai tambah bagi pengunjungnya. Kemahiran dalam hal ini adalah tingkat pemahaman tentang suatu bidang ilmu yang makin bertambah, bertambahnya ketrampilan terutama dalam hal membaca dan menulis.

Sistem perpustakaan harus dirancang dengan berpegang pada prinsip tersebut. Artinya, dalam perpustakaan perguruan tinggi, isi dari buku-buku yang ada dalam perpustakaan harus sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Jangan sampai mengkoleksi buku-buku yang kurang berguna bagi perkembangan pengetahuan dan skill dari penggunanya.

5. Distribution/Sharing

Konsep ini menjelaskan tentang bahwa harus ada proses distribusi pengetahuan. Jika dihubungkan dengan sistem perpustakaan, perpustakaan harus mampu berfungsi sebagai transfer pengetahuan. Artinya, bagaimana mentransfer pengetahuan yang ada dalam buku-buku ke dalam pemikiran penggunanya. Jika merujuk kepada konspe SECI, hal ini adalah salah satu contoh internalisasi. Proses internalisasi adalah proses transfer pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Perpustakaan harus mampu memberikan kondisi dimana proses transfer pengetahuan dapat berjalan dengan sempurna.

6. Structure

Konsep struktur mengarah tentang bagaimana struktur transfer pengetahuan. Atau dengan kata lain, bagaimana struktur media yang digunakan untuk melakukan transfer pengetahuan. Dihubungkan denga sistem perpustakaan, perpustakaan harus mampu mendesain struktur yang benar-benar mendukung tujuan utama, yaitu transfer pengetahuan.

Konsep business process¹⁶ sangat diperlukan dalam merancang sistem perpustakaan. Perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar business prosess tidak terlalu panjang dan tidak menghabiskan banyak waktu. Untuk itu, diperlukan kemauan dari pihak pimpinan untuk melaksanakannya.

7. Technology

Teknologi adalah suatu alat (tool) yang digunakan dalam mengembangkan sistem perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi yang pesat dapat ditambahkan kedalam sistem perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi akan memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dan sistem pelayanannya.

Pengembangan konsep knowledge management dapat menggunakan teknologi informasi. Dalam hal ini ada beberapa bagian penting, antara lain perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan (network). Perangkat keras yang diperlukan dalam sistem perpustakaan antara lain, CPU, storage, media penghubung, kabel dan lain-lain. Perangkat lunak yang diperlukan adalah program untuk sistem perpustakaan. Namun tanpa membangun jaringan dengan dunia luar, perpustakaan ibarat ‘katak dalam tempurung’. Artinya, dengan membangun jaringan berarti memberikan keuntungan bagi perpustakaan.

Banyak kemudahan yang ditawarkan dengan penggunaan teknologi informasi. Perpustakaan harus menggunakan keunggulan teknologi informasi jika tidak ingin tertinggal. Perpustakaan harus mulai membangun dirinya, khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yang notabene-nya adalah suatu sub-sistem pendukung dari sistem perguruan tinggi.

8. Measurement

Secara umum, konsep ini mengarah kepada pengukuran secara kuantitatif. Dalam konsep knowledge management, konsep ini penting. Untuk mengukur keberhasilan suatu tujuan tentu saja dibutuhkan berbagai parameter yang jelas. Korelasi dengan sistem perpustakaan adalah dalam sistem perpustakaan diperlukan sebuah sistem pengukuran keberhasilan tujuan.

9. Organizational Design

Konsep ini mengarah kepada struktur organisasi perpustakaan. Struktur organisasi perpustakaan harus berorientasi pada kebutuhan. Artinya jangan sampai struktur dibuat terlalu birokratis dan terlalu banyak jabatan yang kurang perlu. Dalam hal ini perlu dilakukan analisis jabatan (job analysis). Hal ini akan menghilangkan jabatan-jabatan yang kurang perlu. Dengan demikian, efektifitas dan efisiensi sistem organisasi dapat tercapai.

Desain organisasi juga harus disesuaikan dengan sumber daya manusia, baik secara kuantitas dan kualitas. Perpustakaan di perguruan tinggi mestinya memiliki karyawan dengan skill yang dapat bersaing. Perpustakaan tidak hanya sebagai saran peminjaman buku. Namun lebih dari itu, perpustakaan adalah salah satu media untuk memacu perkembangan penelitian dan pengetahuan.

10. Leadership

Konsep leadership sebenarnya kurang diperlukan secara nyata. Dalam sistem perpustakaan, hanya konsep ini hanya berhubungan dengan sistem organisasi. Jadi, tidak semua konsep dari knowledge management dibutuhkan secara utuh untuk membangun sistem perpustakaan.

11. Culture

Budaya adakah ruang lingkup yang luas. Dalam hal ini perpustakaan harus mampu menumbuhkan nilai budaya membaca. Budaya membaca memang kurang tumbuh di negara Indonesia. Hal ini berlanjut pula ke perguruan tinggi. Mahasiswa di Indonesia kurang terbiasa dengan budaya membaca. Jadi, ini adalah salah satu tugas berat perpustakaan.