Disini ingin ditekankan tentang pengeksplorisasi KM dari perspektif proses operasional, yaitu dasar input-output proses transformasi. Pada akhir input, kita akan memiliki kombinasi pengetahuan kebutuhan pelanggan dan harapan, sumber pengetahuan dan sumber daya, pengetahuan produk dan jasa yang akan digunakan untuk peningkatan informasi data atau pengetahuan. Proses konversi pengetahuan juga dapat dilihat sebagai salah satu penciptaan pengetahuan, mentransfer dan berbagi, dan prosespengaksesan perbaikan pengetahuan juga. Membina lingkungan pengetahuan yang kondusif untuk pengembangan pengetahuan, penggunaan dan transfer sangat penting dalam proses konversi pengetahuan.Proses ini jelas menunjukkan bahwa Knowledge Management membutuhkan informasi, pengetahuan dan masyarakat sebagai masukan dasar, dan penerapan pengetahuan serta modal intelektual sebagai output yang diinginkan. KM menekankan penciptaan pengetahuan, transfer dan embedding untuk melayani tujuan organisasi yang berbeda.

Definisi dan deskripsi TQM sering tidak jelas. Oleh karena itu mungkin dengan ini memberikan profil singkat mengenai TQM
Konsep TQM meninjau prinsip-prinsip pentingsebagai :

• Pelanggan meliputi pelanggan internal dan eksternal.
• Memenuhi dan melampaui kebutuhan pelanggan merupakan tujuan jelas
• Kepemimpinan TQM berasal dari Top Management dan individu dan komitmen seluruh tim
• Tingkat tertinggi dari integritas, kejujuran dan kepercayaan dan keterbukaan adalah bahan penting TQM
• Rasa saling menghormati, saling percaya dan saling menguntungkan semua pihak adalah faktor penting dalam pengembangan Total  Quality organisasi
• Total Quality menawarkan kesempatan setiap individu untuk berpartisipasi, berkontribusi dan mengembangkan rasa kepemilikan
• TQM melibatkan perbaikan yang berkesinambungan dan terukur di semua tingkat organisasi
• TQM membutuhkan kinerja yang konsisten dan tepat dengan standar tinggi di semua bidang organisasi
• Sebuah Tujuan TQM adalah penggunaan sumber daya yang lebih baik, untuk mencapai efektivitas dan efisiensi

Persamaan

KM

• Perbaikan terus menerus dan belajar dari orang lain
• Menghargai karyawan / modal intelektual
• Orang-orang / pengembangan kompetensi
• Pemberdayaan / keterlibatan
• Teambuilding / kolaborasi
• Mendapatkan pengetahuan tentang pesaing, pelanggan, pemasok dan mitra
• Memfasilitasi / meningkatkan akses terhadap pengetahuan
• Meningkatkan kualitas dan efisiensi pengambilan keputusan

TQM

• Perbaikan terus-menerus dan pengukuran untuk mencapai
• Kepuasan pelanggan
• Menghargai karyawan / modal intelektual
• Karyawan pelatihan / pendidikan / pengembangan
• Pemberdayaan / keterlibatan
• Teambuilding / kolaborasi
• Mendapatkan pelanggan dan pengetahuan pasar
• Pemilihan dan penggunaan informasi dan data
• Membuka saluran komunikasi
• Meningkatkan kualitas dan efisiensi pengambilan keputusan

Perbedaan (Fokus / Strategi)

KM

• Menanamkan pengetahuan staf, pelanggan, produk, proses, jasa
• Mencapai produktivitas yang lebih besar melalui penggunaan pengetahuan
• Menciptakan / menyebarluaskan pengetahuan baru dan embedding dalam teknologi baru dan produk
• Pencarian untuk sumber informasi baru
• Pengetahuan Beradaptasi dengan kebutuhan pasar

TQM

• Penggunaan sumber daya yang lebih baik, untuk mencapai efektivitas dan
  efisiensi
• Berjuang untuk keunggulan melalui pembandingan, dll
• Konsisten dan kinerja yang tepat untuk standar yang tinggi dalam
  semua bidang organisasi
• Kepemimpinan yang efektif dan komitmen seluruh tim
• Fokus Pelanggan
• Fokus Hasil
• Pengukuran kualitas menggunakan data dan alat
• Manajemen oleh fakta dan proses
• Saling menghormati, saling percaya dan saling menguntungkan semua
  stakeholder

Karena E-Learning merupakan bagian dari Manajemen Pengetahuan, maka sistem E-Learning dapat diintegrasikan kedalam sebuah sistem Manajemen Pengetahuan.

Core Pengetahuan dari E-Learning adalah sebagai berikut :

• Buku Elektronik
• Soal – soal Ujian
• Pengalaman Tertulis
• Penilaian Individu
• Progress Report Individu

1.      Permasalahan

Kondisi saat ini adalah E-Learning bukan merupakan bagian dari sistem Manajemen Pengetahuan, untuk membuatnya menjadi bagian dari Manajemen Pengetahuan maka kita perlu mengetahui faktor penghambat dan tantangan yang akan ditemui dimana itu merupakan permasalahan yang akan dibahas disini.

2.      Solusi Permasalahan

Diperlukan strategi untuk mengintegrasikan E-Learning kedalam Manajemen Pengetahuan, dan strategi tersebut antara lain :

• Perencanaan, mempersiapkan rencana yang matang terhadap proyek ini. Diperlukan monitoring dan pengukuran berkelanjutan untuk menjamin strategi yang telah direncanakan diimplementasikan dengan baik.
• People, diperlukan komitmen dan dukungan yang kuat untuk dapat menjalankan proyek ini terutama dari pihak Top Manajemen. Mengingat komitmen sangat mempengaruhi kesuksesan dari sebuah proyek. Selain komitmen kultur dari people juga perlu di kelola dengan mengimplementasikan Change Management.
• Teknologi, memastikan bahwa teknologi yang digunakan sudah mendukung proses integrasi tersebut. Jika belum dan harus dilakukan migrasi teknologi, maka perlu diperhatikan hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan.
• Proses, menjamin dan memastikan bahwa proses dan penerapan dikelola dengan baik dan tidak terjadi bentrok. Proses harus sejalan dan terarah.
• Produk, menentukan output dari produk pengetahuan yang akan dihasilkan. Dalam hal ini menjadikan E-Learning sebagai bagian dari repository dan core knowledge dari sistem Manajemen Pengetahuan.
• Performansi, melakukan review secara berkala untuk menjamin investasi sosial dan finansial organisasi tidak terganggu.

Sehingga pada saat menyusun strategi diatas maka akan muncul hambatan dan permasalahan yang umumnya timbul pada saat proses integrasi tersebut, antara lain :

Berikut adalah beberapa solusi yang dapat digunakan untuk menjawab permasalahan diatas.

3.      Kesimpulan

E-Learning merupakan sistem learning berbasis online dan merupakan bagian dari sebuah Manajemen Pengetahuan sehingga dapat dilakukan Integrasi kedalam sebuah sistem KM yang telah ada.

Proses Integrasi sistem E-Learning kedalam sebuah kesatuan sistem Manajemen Pengetahuan membutuhkan strategi-strategi tertentu sehingga menjamin proses tersebut berjalan dengan baik.

Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam menerapkan Knowledge Management dalam Organisasi :

Langkah 1: Mengidentifikasi Masalah Bisnis

KONSEP KUNCI: Keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan memerlukan identifikasi yang jelas dari masalah bisnis yang harus diselesaikan dan penyelarasan proyek Knowledge Management dengan bisnis secara keseluruhan.

Langkah 2: Mempersiapkan untuk Perubahan

KONSEP KUNCI: Knowledge Management lebih dari sekedar aplikasi teknologi. Ini melibatkan perubahan budaya dalam cara memandang pengetahuan karyawan yang mereka kembangkan. Implementasi Knowledge Management yang sukses juga memerlukan dukungan dari manajemen perusahaan.

Langkah 3: Membuat Team

KONSEP KUNCI: Sebuah tim yang baik dengan pemimpin tim yang kuat dan keahlian “lintas departemen” adalah hal yang penting untuk keberhasilan pelaksanaan Knowledge Management

Langkah 4: Melakukan Audit Pengetahuan

KONSEP KUNCI: Audit pengetahuan mengidentifikasikan sumber-sumber pengetahuan yang diperlukan untuk memecahkan masalah bisnis. Ini mulai mengatur pengetahuan dengan mengembangkan kategori yang mencerminkan bagaimana organisasi Anda beroperasi. Pengetahuan audit itu tidak harus menjadi proyek yang panjang dan kompleks.

Langkah 5: Menentukan Fitur Utama

KONSEP KUNCI: Membuat daftar fitur utama yang diperlukan untuk memastikan bahwa Knowledge Management akan membantu memecahkan masalah utama bisnis sekaligus meningkatkan keseluruhan TI infrastruktur.

Langkah 6: Membangun batas-batas untuk Knowledge Management

KONSEP KUNCI: Penerapan sistem Knowledge Management dengan menggunakan pendekatan bertahap.
Setiap tahap alamat implementasi merupakan sebuah bagian tertentu dari solusi

Knowledge Management, meletakkan landasan untuk tahap berikutnya, memberikan manfaat langsung dan memberikan pengukuran terhadap ROI.

Solusi  yang diberikan adalah adalah:

• Pengaksesan Pengetahuan Silo yang ada untuk mendapatkan ROI langsung dari sumber daya yang ada tersebut
• Penerapan Knowledge Mining untuk akses yang lebih efisien
• Mengotomatisasikan kategori untuk menyetujui pada Knowledge Management
• Mengaktifkan kontribusi end-user untuk mengijinkan peningkatan arus Knowledge
• Memperluas penggunaan metadat dan taxonomi untu kategori knowledge yang efektif
• Mebuat Knowledge Directory

Langkah 7: Linking Knowledge kepada People

Knowledge Directory

Sebuah Knowledge Direktori memungkinkan karyawan untuk menemukan ahli subjek-materi dalam rangka untuk berbagi pengetahuan, wawasan dan pengalaman mereka. Sebuah direktori pengetahuan, tidak seperti database keterampilan sederhana, namun dapat mengambil kesimpulan berdasarkan pengetahuan yang mereka berkontribusi dan bagikan

Content Management

Content manaement memastikan bahwa informasi yang akurat, berguna, dan dikelompokkan sehingga mudah dicari.Banyak upaya di Knowledge Management gagal
karena konten editor tidak diberi waktu untuk melakukan tugas mereka, yang menghasilkan “polusi informasi” dan kebiasaan pengguna yang meninggalkan sistem.

1. Apa Itu Manajemen Pengetahuan?

Pengertian Pengetahuan :

• Kemampuan individu untuk menggunakan kesadaran maupun keahlian atas seluruh tubuhnya guna menyelesaikan berbagai masalah.

• Termasuk keduanya teori dan praktik, semua aturan dan instruksi sehari-hari untuk bertindak.

• Adalah berbasis data dan informasi, tapi tidak seperti ini, selalu terkait dengan manusia.

Pengelompokan Pengetahuan :

• Tak terucap : Pengetahuan berakar pada tindakan, pengalaman, dan keterlibatan dalam konteks tertentu.
• Individual : Dibuat oleh dan inheren dalam individu.
• Deklaratif : Perihal-Sesuatu
• Tugas : Pengetahuan yang berhubungan dengan Tugas
• Eksplisit : Diartikulasikan, pengetahuan umum.
• Sosial : Dibuat oleh dan tindakan kolektif yang melekat dalam suatu kelompok.
• Prosedural : Perihal-Bagaimana
• Kontekstual : Pengetahuan yang berguna bagi suatu organisasi.

2.  Transformasi Pengetahuan

Terdapat lima strategi dalam Manajemen Pengetahuan :

1.Perencanaan

Menentukan Sponsor, Timeline, Entitas yang terlibat, Batasan dan Teknologi IT yang akan digunakan.

2. Sumberdaya Manusia

Menerapkan Change Management untuk menghadapi sistem tersebut.

3. Proses – Proses

Menerapkan Business Process Re-Engineering (BPR) terhadap bisnis proses yang ada guna menunjang sistem KM yang hendak dibangun.

4. Produk

Berupa Sistem yang hendak dibangun.

5. Kinerja

Melakukan analisa dan penilaian Kinerja sebelum dan sesudah diterapkannya sistem terebut.

Dengan memahami kelima strategi tersebut maka suatu organisasi akan mampu membangun sebuah sistem Manajemen Pengetahuan yang tepat bagi organisasinya.

Untuk dapat mewujudkan hal tersebut perlu ditentukan seorang pemimpin yang akan bertanggungjawab atas proses transformasi tersebut. Sistem ini juga harus mendapatkan dukungan penuh dari Top Manajemen dan menempatkan Pengetahuan sebagai Asset Organisasi.

Paradigma pemrosesan-informasi untuk membangun kecerdasan dan mengelola perubahan dalam fungsi bisnis dan proses secara umum terdiri atas tiga fase :

1. Otomasi: meningkatkan efisiensi operasional;
2. Rasionalisasi seluruh prosedur: streamlining prosedur-prosedur dan mengeliminasi hambatan yang timbul sebagai bagian dari untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3. Re-Engineering: secara radikal mendesain ulang bisnis proses yang bergantung pada Teknologi Informasi secara intensif meredesain alur dan kerja seluruh proses.

4.Membangun Komunitas Pengetahuan yang Strategis

Manajemen Pengetahuan  herus memiliki empat aturan berikut :

1. Pengetahuan harus trus dibuat dan berkembang

Pengetahuan akan terus betambah dan berkembang dengan interfensi manusia.

2. Pengetahuan harus dapat berbagi

Pengetahuan itu harus dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan disesuaikan dengan hak akses terhadap pengetahuan tersebut.

3. Pengetahuan harus dapat ditransfer

Pengetahuan itu harus dibuat semudah mungkin dapat dimengerti oleh semua orang yang membacanya. Sehingga tidak sembarangan pengetahuan dapat disimpan.

4. Pengetahuan harus dapat diterapkan

Pengetahuan yang tersimpan harus dapat diimplementasikan. Jika pengetahuan tersebut tidak dapat diimplementasikan, ibarat pengetahuan itu hanyalah sampah yang perlu difilter dibuang dari sistem.

Sehingga perlu dibangun sebuah komunitas yang secara berkesinambungan akan menjalankan ke-empat aturan tersebut.

Bentuk komunitas tersebut antara lain :

–          Antara Manajemen dan Karyawan

Dimana Manajemen dan Karyawan dapat berinteraksi kedalam sistem KM sehingga segala permasalahan, distribusi kerja, informasi dapat di share, dikembangkan dan dikelola dengan baik.

–          Antara Marketing, Customer Service dan Pelanggan/Nasabah

Sistem KM ini membantu Marketing memahami perilaku Pelanggan dan mendapatkan informasi perilaku pelanggan. Marketing mencatat dan memperoleh informasi dari sistem. Pelanggan dapat berinteraksi dengan bagian Customer Service dan turut terlibat dalam memberikan knowledge yang akan menjadikan masukkan bagi Marketing dan Cutomer Service dalam meningkatkan mutu layanannya.

–          Antara Supplier dengan General Affair/Procurement.

Membantu GA memperoleh dan memberi informasi mengenai produk melalui sistem sehingga setiap problem akan dicatat dan dapat digunakan sebagai solusi jika hal yang sama terulang kembali.

–          Dan sebagainya….

Dimana pengetahuan baru dan perubahan yang dihasilkan dalam setiap proses kegiatan sehari-hari dimasukkan kedalam sistem.

5. Mengukur Tingkat Keberhasilan

Untuk mengukur tingkat keberhasilan dari hasil implementasi sistem Manajemen Pengetahuan, dapat digunakan alat yang umum yakni Balance Score Card.  Dimana dari tiap perspektif diberikan indeks dari target yang akan dicapai dari penerapan sistem ini. Dalam satu atau dua tahun akan terlihat dampak yang signifikan terhadap strategis bisnis.

Pemaparan dari empat perspektif yang akan diukur menggunakan Balance Score Card adalah sebagai berikut :

1. Finansial; Mengukur Return yang dihasilkan dengan memberikan Target ROI  bisa dicapai dengan menerapkan sistem KM.
2. Pelanggan; Mengukur tingkat Kepuasan Pelanggan dari kualitas Pelayanan, Waktu Pelayanan, dan sebagainya setelah diimplementasikannya sistem KM.
3. Internal Bisnis; Mengukur efisiensi yang dapat dicapai dengan memebrikan Target tertentu. Sehingga bisa dinilai apakah sistem KM tersebut berdampak signifikan terhadap Internal Bisnis atau tidak.
4. Inovasi dan Pembelajaran; Dengan adanya sistem KM, dapat diukur seberapa banyak Inovasi yang bisa dihasilkan dan seberapa berkembang kemampuan dan pembelajaran yang diberikan terhadap Karyawan.

Welcome to Binusian blog. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Happy Blogging 🙂

Binusian Link